祝賀会の招待状が届いたものの、「御出席はどこを消せばいい？」「欠席するときは何と書けばいい？」と迷うことがありますよね。
基本的な書き方が分かれば、それほど難しいものではありません。
この記事では、手元の返信はがきと見比べながら書けるように、出席・欠席それぞれの記入方法、一言メッセージ、宛名面の直し方まで順番に紹介します。
この記事のポイント
祝賀会の返信はがきの基本マナー
細かい書き方に入る前に、基本だけ確認しておきましょう。
- 案内状に返信期限が書かれている場合は、その期限を優先する
- 出席・欠席の予定が決まっている場合は、できるだけ早めに返信する
- 出席・欠席のどちらであっても返信する
- 読みやすい黒色の筆記具を使う
- 正式な返信では、消せるペンや修正液、修正テープは避けるのが無難
- 自分に付けられている「御」「御芳」などの敬称は適切に直す
ポイント
返信はがきの形式はすべて同じではありません。
○を付ける形式やチェック欄がある場合などは、印刷されている案内や記入方法を優先してください。
これらの基本を押さえておけば、あとは出席・欠席に合わせて記入していけば大丈夫です。
祝賀会に出席するときの返信はがきの書き方
出席する場合は、一般的に次のように記入します。
| 手順 | 記入する内容 |
|---|---|
| 1 | 「御欠席」を二重線で消す |
| 2 | 「御出席」の「御」を二重線で消す |
| 3 | 「出席」を○で囲む |
| 4 | 「御住所」「御芳名」など自分への敬称を消す |
| 5 | 必要に応じてお祝いの一言を添える |
「御出席」「御欠席」の直し方
一般的な返信はがきでは、
- 「御欠席」は全体を二重線で消す
- 「御出席」の「御」だけを二重線で消す
- 残った「出席」を○で囲む
という形で記入します。
はがきによって「ご出席」「ご欠席」と書かれていたり、あらかじめチェック欄が用意されていたりすることもあります。
その場合は、手元の案内状の形式に合わせて記入してください。
名前・住所欄の直し方
自分の住所や名前の欄には、「御住所」「御芳名」などの敬称が付けられていることがあります。
一般的には、
- 「御住所」→「御」を二重線で消す
- 「御芳名」→「御芳」を二重線で消す
とします。
そのうえで、指定された氏名欄・住所欄に自分の情報を記入します。
はがきによって「ご住所」「お名前」など表記が異なるため、印刷内容に合わせて調整しましょう。
出席するときの一言メッセージ例
出席の意思表示だけでも伝わりますが、祝賀会ですので、スペースがあれば一言お祝いの言葉を添えると丁寧です。
一般的な例
この度は誠におめでとうございます。当日伺えることを楽しみにしております。
お招きいただきありがとうございます。喜んで出席させていただきます。
会社・取引先の祝賀会
この度は誠におめでとうございます。喜んで出席させていただきます。貴社ますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。
ご案内をいただきありがとうございます。当日伺えることを楽しみにしております。
創立・周年記念の祝賀会
創立○周年、誠におめでとうございます。今後ますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。
この度の○周年、心よりお祝い申し上げます。喜んで出席させていただきます。
少し親しい相手
おめでとうございます。当日お会いできるのを楽しみにしています。
お招きありがとう。喜んで参加させていただきます。
祝賀会を欠席するときの返信はがきの書き方
欠席する場合も、基本的な考え方は同じです。
- 「御出席」を二重線で消す
- 「御欠席」の「御」を二重線で消す
- 「欠席」を○で囲む
- 自分の住所・氏名欄の敬称を消す
- 招待へのお礼や欠席のお詫びを一言添える
欠席理由は書いた方がいい？
欠席するときに一番迷いやすいのが、「理由をどこまで書くか」です。
差し支えのない理由であれば、簡潔に書いても構いません。
一方で、詳しい事情を伝えにくい場合は、無理に具体的な理由を書く必要はありません。
たとえば、
- 都合により
- やむを得ない事情により
- あいにく先約があり
- あいにく予定が重なっており
など、理由をやわらかくぼかすこともできます。
ポイント
病気や家庭の事情、慶弔など、詳しい説明を控えたい事情については、無理に具体的な理由を書く必要はありません。
理由そのものより、招待へのお礼と、出席できないことへの気持ちを丁寧に伝えることを意識しましょう。
欠席時のお詫び・一言メッセージ例
理由を詳しく書かない場合
この度はお招きいただきありがとうございます。あいにく都合がつかず、残念ながら欠席させていただきます。当日のご盛会を心よりお祈り申し上げます。
せっかくお招きいただきましたのに出席できず、申し訳ございません。皆さまのますますのご発展をお祈り申し上げます。
仕事や予定が重なっている場合
この度はご案内いただきありがとうございます。あいにく都合がつかず出席が叶いません。心よりお祝い申し上げますとともに、ご盛会をお祈りいたします。
お招きいただき誠にありがとうございます。予定が重なっており、残念ながら欠席させていただきます。
会社・取引先向け
この度はご案内いただき誠にありがとうございます。あいにく都合により出席が叶いませんことをお詫び申し上げます。貴社ますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。
この度の創立○周年、誠におめでとうございます。残念ながら出席が叶いませんが、貴社のさらなるご発展を心よりお祈り申し上げます。
少し親しい相手向け
お誘いありがとう。せっかくですが都合がつかず、今回は欠席します。素敵な会になりますように。
おめでとうございます。残念ながら参加できませんが、楽しい祝賀会になることを願っています。
返信はがきの宛名面は「行」「宛」をどう直す？
返信はがきでは、裏面だけでなく宛名面も確認しましょう。
返信先として印刷されている会社名・部署名・個人名の後ろに、「行」や「宛」と書かれていることがあります。
この「行」「宛」を二重線で消し、相手に合わせて「御中」または「様」に直します。
会社・部署宛の場合
修正前
○○株式会社 総務部 行
↓
修正後
○○株式会社 総務部 御中
個人宛の場合
修正前
○○株式会社
山田太郎 宛
↓
修正後
○○株式会社
山田太郎 様
注意
「御中」と「様」は併用しません。
会社名や部署名だけが宛先なら「御中」、担当者など個人名まで書かれている場合は、その個人名に「様」を付けます。
祝賀会の返信はがきでよくある疑問
返信はがきに一言メッセージは必ず必要？
一言メッセージが必須というわけではありません。
出席・欠席を正しく記入すれば意思表示はできますが、祝賀会というお祝いの場ですので、スペースがあればお祝いの言葉や招待へのお礼を一言添えると丁寧です。
欠席するときもお祝いの言葉を書いた方がいい？
欠席の場合も、お祝いの言葉を添えると気持ちが伝わりやすくなります。
たとえば、
ご盛会を心よりお祈り申し上げます。
ますますのご発展をお祈り申し上げます。
などを添えるとよいでしょう。
返信期限を過ぎてしまったら？
気づいた時点で、できるだけ早く対応しましょう。
特に開催日が近い場合は、はがきを投函するだけでは相手への連絡が遅くなる可能性があります。
その場合は、主催者の案内に連絡方法の指定があればそれを優先し、指定がなければ電話やメールなどで先に連絡すると安心です。
出席予定から欠席に変更するときは？
すでに出席で返信したあとに欠席へ変更する場合は、返信はがきだけで済ませず、主催者へ直接連絡しましょう。
料理や席次、会場準備などにも影響するため、欠席が分かった時点で早めに連絡するのがおすすめです。
返信はがきを投函する前のチェック
- 出席・欠席の該当する方に正しく○を付けたか
- 不要な「御」「御芳」などを消したか
- 住所・氏名を書いたか
- 宛名面の「行」「宛」を「御中」「様」に直したか
- 「御中」と「様」を併用していないか
- 一言メッセージに誤字がないか
- 返信期限を過ぎていないか
- 切手が必要な形式の場合は、切手を貼ったか
祝賀会の返信はがきの書き方まとめ
祝賀会の返信はがきでは、
- 出席・欠席の該当箇所を正しく直す
- 自分に付けられている敬称を二重線で消す
- 宛名面の「行」「宛」を「御中」「様」に直す
- 一言お祝いのメッセージを添える
- 欠席時は招待へのお礼と、出席できないことへの気持ちを伝える
- 返信期限を確認する
といった点を押さえておけば大丈夫です。
形式によって多少書き方が異なることはありますが、基本は相手へのお祝いの気持ちと、出席・欠席の意思が分かりやすく伝わるように書くことです。
迷った場合は、まず手元の案内状に記載されている指定を優先し、一つずつ確認しながら記入してみてください。
祝賀会へ出席することになり、当日の服装にも迷っている方は、祝賀会の男性の服装についてまとめた記事も参考にしてください。
参考：【祝賀会の男性の服装】
参考情報
記事の情報確認について
本記事では、返信はがきの一般的なマナーを確認し、宛名の敬称については日本郵便の案内を参考にしています。
参考：【日本郵便：封筒の表書き・裏書きの書き方】
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