年末が近づくと、幹事さんには忘年会に続いて新年会の準備がやってきます。
会場の予約を早めに済ませるためにも、案内文はできるだけ早く出して、人数を把握しておきたいところです。
この記事では、新年会の案内文・お知らせメールについて、
- いつ送るか
- 必ず入れる項目
- 12月に送る場合・1月に送る場合の時候の挨拶
- 社内（丁寧・くだけた）、社外、町内会向けの例文テンプレート
をまとめました。例文はコピーして日時や会場を差し替えれば、そのまま使えます。
先に要点をまとめると、次の通りです。
| 項目 | 目安 |
|---|---|
| 送る時期 | 年末年始をまたぐので、できるだけ早めに。12月中が目安。社外の人を招く場合は開催の2週間前までに届くのが目安 |
| 必ず入れる項目 | 日時／会場（住所・電話・地図）／会費・費用の有無／出欠の返信方法／返信期限／幹事の連絡先 |
| 時候の挨拶 | 社外向けの改まった案内状では12月と1月で使い分けると丁寧。社内向けは時候の挨拶なしで、年末・年始の一言でOK |
| 件名 | 「新年会のご案内（○月○日）」のように、内容と日付が一目で分かるように |
新年会の案内はいつ送る？
新年会は1月中旬〜下旬に開くことが多く、忘年会シーズンと会場の予約が重なります。年末年始は皆が忙しく返信も遅れがちなので、出欠を尋ねる案内はできるだけ早く、12月中を目安に出すとスムーズです。
あくまで目安ですが、会の規模ごとの時期は次のように考えると迷いません。
- 社内の少人数の会：開催の2〜3週間前まで
- 社外の人を招く会：開催の2週間前には案内が届くように
- 人数が多い会・遠方からの参加者がいる会：1か月前くらい
決まりがあるわけではないので、会場の人数確定の締切と、相手の予定の埋まりやすさから逆算して、早めに出すのが基本です。
出典：新年会の案内状の書き方》案内文の文例（社内・社外・町内会）｜マナーとビジネス知識
返信期限は、会場に人数を伝える期日から逆算して、開催の1週間前あたりに設定しておくと、直前の変更にも対応しやすくなります。
新年会の案内文に必ず入れる6項目
参加する人が判断に必要な情報は、次の6つです。抜けがあると問い合わせが増えて、幹事の負担も増えます。
- 日時：開催日、開始時刻（受付や集合の時刻も）
- 会場：店名、住所、電話番号、最寄り駅からの道順や地図のURL
- 会費・費用の有無：会費制なら金額と集め方（当日徴収、事前振込など）。招待の場合は「会費不要」と明記
- 出欠の返信方法：このメールに返信、フォームに入力、など
- 返信期限：「○月○日（○）まで」と曜日つきで
- 幹事の連絡先：氏名、内線や電話番号、メールアドレス
出典：新年会の案内状・案内メール｜くだけた例文から社内外のビジネス例文まで紹介｜サンシャイン クルーズ・クルーズ
あると親切なのは、「服装（平服で可）」「二次会の有無」「駐車場の有無」「乾杯の時刻（○時に乾杯するので○分前に集合）」です。
12月・1月の時候の挨拶の使い分け（社外向け）
社外向けの改まった案内状では、冒頭に時候の挨拶を入れると丁寧です。メールの場合は、相手との関係性に応じて簡潔にしても構いません。入れる場合は、12月に送るか、1月に送るかで言葉が変わるので注意してください。
| 送る時期 | 使える時候の挨拶（漢語調） | 一言メモ |
|---|---|---|
| 12月 | 初冬の候／師走の候／歳末の候／年末の候 | 「本年も大変お世話になりました」を添える |
| 1月上旬（松の内） | 新春の候／初春の候 | 松の内は一般に1月7日まで（地域により15日まで） |
| 1月中旬〜下旬 | 小寒の候／厳寒の候／大寒の候／寒冷の候 | 「寒の入り」（1月5日ごろ）以降に使う |
「厳寒の候」は「寒さがいちばん厳しい時期」という意味なので、1月中旬から2月上旬ごろに使われます。松の内の期間には地域差があるので、送る日に合わせて「新春」「初春」から「厳寒」「小寒」などへ切り替える、と考えると迷いません。
書き方は「○○の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。」の形です。
社内向けには時候の挨拶は不要です。代わりに、12月なら「今年も一年お疲れさまでした」、1月なら「明けましておめでとうございます。本年もよろしくお願いいたします」の一言を入れれば十分です。
新年会の案内メール例文（社内・丁寧）
件名：新年会のご案内（1月○日）
> 各位
>
> お疲れさまです。総務部の○○です。
> 今年も一年、大変お疲れさまでした。
>
> 新しい年のスタートにあたり、下記の通り新年会を開催いたします。
> ご多忙のところ恐れ入りますが、ぜひご参加ください。
>
> ■日時：○月○日（○）18:30〜（18:30に乾杯しますので、10分前までにお集まりください）
> ■会場：○○（店名）
> 住所：○○区○○1-2-3 電話：03-xxxx-xxxx
> 地図：https://～
> ○○駅○口から徒歩4分
> ■会費：3,000円（当日会場で集めます）
> ■出欠：このメールに返信で、○月○日（○）までにお知らせください
> ■幹事：○○（内線xxxx）／○○（内線xxxx）
>
> 【出欠】（ ）出席 （ ）欠席
> 【氏名】
>
> 以上
1月に送る場合は、「今年も一年、大変お疲れさまでした」を「明けましておめでとうございます。本年もよろしくお願いいたします」に差し替えます。
新年会の案内メール例文（社内・くだけた）
部署内やチーム内など、気心の知れたメンバー向けなら、少しくだけた文面のほうが読まれやすいです。必須6項目は変えません。
件名：【1/○】新年会やります！出欠を教えてください
> ○○チームのみなさん
>
> お疲れさまです、○○です。
> 今年もあと少しですね。年明けにチームで新年会をやります！
>
> ・日時：1月○日（○）19:00〜（乾杯は19:00ちょうど）
> ・場所：○○（○○駅から徒歩3分）https://～
> ・会費：4,000円（当日集めます）
> ・出欠：○月○日（○）までに、このメールの返信かチャットで教えてください
>
> 二次会も予定しています。参加できる方はあわせて教えてもらえると助かります。
> 幹事：○○（内線xxxx）
新年会の案内メール例文（社外・取引先）
社外の方を招く場合は、招待の形で書き、会費不要とすることが多いです。会費制で開く場合は、金額と支払い方法を明記します。
件名：新年会のご案内（株式会社○○）
> 株式会社○○
> ○○部 ○○様
>
> いつも大変お世話になっております。株式会社○○の○○です。
> 師走の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
>
> さて、日頃のご厚誼に感謝を込めまして、下記の通り新年会を催したく存じます。
> ご多用中とは存じますが、ぜひご出席賜りますようお願い申し上げます。
>
> ■日時：○月○日（○）18:00〜20:00（受付17:45〜）
> ■会場：○○（店名）
> 住所：○○区○○1-2-3 電話：03-xxxx-xxxx
> 地図：https://～
> ■会費：ご招待につき不要です
> ■ご出欠：恐れ入りますが、○月○日（○）までに本メールへのご返信にてお知らせください
>
> ご不明な点は下記までお気軽にお問い合わせください。
> 株式会社○○ ○○部 ○○
> 電話：03-xxxx-xxxx メール：xxxx@xxxx.co.jp
1月に送る場合は、冒頭を「新春の候（松の内を過ぎたら「厳寒の候」）、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。旧年中は格別のご厚情を賜り、誠にありがとうございました。」に差し替えます。
新年会の案内文例文（町内会・サークル・回覧向け）
町内会やサークルでは、回覧や掲示で案内することが多いので、短く要点だけをまとめます。
> ○○町内会 新年会のお知らせ
>
> 会員の皆さまには、日頃より町内会活動にご協力いただきありがとうございます。
> 恒例の新年会を下記の通り開催いたします。ご都合のつく方は、ぜひご参加ください。
>
> 日時：1月○日（○）12:00〜14:00
> 会場：○○集会所（○○1-2-3）
> 会費：2,000円（当日受付でお支払いください）
> 出欠：○月○日（○）までに、班長へお知らせください
> 問い合わせ：○○（電話090-xxxx-xxxx）
>
> ○○町内会 会長 ○○
件名と返信依頼のコツ
- 件名に内容と日付を入れる：「新年会のご案内（1月○日）」のように、開かなくても分かる件名にすると、返信率が上がります
- 返信方法は基本1つにまとめる：メール返信・チャット・フォームなど、集計しやすい方法を基本にします。社外の方や慣れない相手には、電話でも受け付けるなど柔軟に
- 期限には曜日を添える：「○月○日（金）まで」と書くと見落とされにくくなります
- 必要に応じて期限前にリマインド：返信のない人に個別に声をかけると、直前の人数変更が減ります
案内を出したあとは、当日の進行や挨拶の段取りも決めておきましょう。乾杯や締めの挨拶を誰に頼むかは、こちらの記事にまとめています。
新年会の挨拶は誰が何を話す？順番・乾杯・締めの短い例文と手締めのやり方
まとめ
新年会の案内文で押さえておきたいのは、次の4点です。
- できるだけ早めに、12月中を目安に送る。社外の人を招くなら開催2週間前までに届くのが目安
- 日時・会場・会費の有無・返信方法・返信期限・幹事連絡先の6項目は必ず入れる
- 社外向けの時候の挨拶は、12月は「師走の候」など、1月上旬は「新春の候」、松の内を過ぎたら「厳寒の候」などに使い分ける
- 社内向けは時候の挨拶なしで、年末・年始の一言＋要点で十分
例文の日時や会場を差し替えて、早めに案内を出してしまいましょう。段取りが早いほど、幹事の年末年始は楽になります。
参考
- 新年会の案内状・案内メール｜くだけた例文から社内外のビジネス例文まで紹介｜サンシャイン クルーズ・クルーズ
- 新年会の案内状の書き方》案内文の文例（社内・社外・町内会）｜マナーとビジネス知識
- 時候のあいさつのいろいろ｜崇城大学
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