せっかく内定をもらったのに、
「辞退すると伝えるのが申し訳ない」
「電話では何と言えばいいんだろう」
「理由はどこまで話せばいい？」
と悩む人は多いと思います。
内定辞退を伝えるときに大切なのは、必要以上に長く謝ることではありません。
辞退を決めたら、できるだけ早く、はっきりと、丁寧に伝えることです。
企業から連絡方法の指定がある場合は、その方法に従いましょう。
指定がない場合はメールで伝えても問題ありませんが、電話で直接伝えたい場合や、すでに内定承諾後である場合などは、電話で連絡する方法もあります。
この記事では、内定辞退を電話で伝えるときのかけ方、理由の伝え方、例文を紹介します。
内定辞退の電話はいつかける？
電話をする場合は、企業が忙しい時間帯を避けるのが基本です。
できれば、
- 始業直後
- 昼休み
- 終業間際
は避けましょう。
企業によって勤務時間は違いますが、平日の午前中なら10時～11時ごろ、午後なら14時～16時ごろなどは比較的連絡しやすい時間帯です。
ただし、会社によって事情は異なるため、採用担当者から連絡可能な時間帯を指定されている場合は、その指示を優先してください。
そして何より大切なのは、辞退を決めてから何日も連絡を延ばさないことです。
企業側も入社に向けた準備を進めているため、辞退を決めたらできるだけ早めに伝えましょう。
内定辞退の電話をかける前に準備しておくこと
電話をかける前に、最低限次のことをメモしておくと安心です。
- 会社名
- 採用担当者の名前
- 自分の大学名・氏名
- 内定へのお礼
- 辞退する意思
- 辞退理由を聞かれた場合の答え
- 最後のお礼
緊張すると、用意していたことが急に出てこなくなることがあります。
文章を丸暗記する必要はありませんが、話す順番だけでもメモしておくと落ち着いて伝えられます。
内定辞退の電話は最初になんと言えばいい？
まずは、自分の大学名と氏名を名乗ります。
たとえば、
お世話になっております。
○○大学○○学部の山田太郎と申します。
採用ご担当の○○様はいらっしゃいますでしょうか。
と伝えます。
担当者につながったら、もう一度簡単に名乗りましょう。
お世話になっております。
○○大学○○学部の山田太郎です。
今、お時間よろしいでしょうか。
相手の都合を確認してから本題に入ると丁寧です。
内定辞退はどのように伝える？
担当者につながったら、
内定のお礼 → 辞退の意思 → おわび
の順に伝えると分かりやすいです。
たとえば、
このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
大変ありがたいお話をいただいたのですが、慎重に検討した結果、今回の内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
お時間をいただいたにもかかわらず、このようなご連絡となり申し訳ございません。
これだけでも十分伝わります。
必要以上に何度も謝る必要はありません。
辞退する意思を曖昧にせず、「辞退させていただきたい」ことをはっきり伝えることが大切です。
内定辞退の理由は何と言えばいい？
内定辞退の理由は、必ず詳しく説明しなければならないものではありません。
まずは、
慎重に検討した結果、他社への入社を決めました。
あるいは、
今後の進路について改めて検討した結果、今回は辞退させていただくことにいたしました。
程度でもよいでしょう。
他社への入社を決めた場合も、企業名まで話す必要はありません。
もし、
「どちらの会社に決めたのですか？」
と聞かれても、答えたくなければ、
申し訳ありませんが、企業名については回答を控えさせていただければと思います。
と丁寧に伝えれば大丈夫です。
内定辞退の理由は正直に全部話した方がいい？
うそをつく必要はありませんが、だからといってすべて細かく話す必要もありません。
たとえば、
- 他社への入社を決めた
- 希望する仕事内容を改めて考え直した
- 進路そのものを変更した
など、差し障りのない範囲で簡潔に伝えれば十分です。
企業から理由を尋ねられなければ、自分から詳しく説明しなくても構いません。
大切なのは、言い訳を長くすることではなく、辞退する意思を明確に伝えることです。
内定辞退を電話で伝える場合の例文
実際の会話では、次のように伝えると自然です。
お世話になっております。
○○大学○○学部の山田太郎と申します。
採用ご担当の○○様はいらっしゃいますでしょうか。
担当者につながったら、
○○様、お世話になっております。
○○大学の山田太郎です。
今、お時間よろしいでしょうか。
相手が「大丈夫です」と答えたら、
このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
慎重に検討した結果、大変恐縮ですが、今回の内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
選考にお時間をいただいたにもかかわらず、このような結果となり申し訳ございません。
最後に、
貴重なお時間をいただき、本当にありがとうございました。
それでは失礼いたします。
と伝えればよいでしょう。
「なぜ辞退するのですか？」と聞かれた場合の例文
他社への入社を決めた場合なら、
今後のキャリアについて改めて考え、より自分の希望に合うと感じた企業への入社を決めました。
でも構いません。
もっと簡潔に、
慎重に検討した結果、他社への入社を決めました。
でも大丈夫です。
細かく説明したくない場合は、
大変申し訳ありませんが、今後の進路について検討した結果とだけお伝えさせてください。
と伝える方法もあります。
担当者が不在だった場合は？
電話をしたものの、採用担当者が不在ということもあります。
その場合は、
ありがとうございます。
それでは改めてこちらからご連絡いたします。
と伝えて、後ほど再度電話する方法があります。
ただし、急ぐ場合や、何度かけても担当者につながらない場合は、メールで辞退の意思を伝えても問題ありません。
その際は、
先ほどお電話いたしましたが、ご不在でしたのでメールにて失礼いたします。
と一言入れておくと分かりやすいです。
辞退の連絡を先延ばしにするよりも、早めに確実に伝えることを優先しましょう。
内定辞退は電話とメールの両方で伝えるべき？
必ず電話とメールの両方を使わなければならないわけではありません。
まずは、企業から連絡方法を指定されているか確認しましょう。
たとえば、
「辞退する場合はメールで連絡してください」
と案内されているなら、メールで問題ありません。
特に指定がない場合も、メールで内定辞退を伝えることはできます。
ただし、
- 内定承諾後に辞退する
- 入社日が近い
- 採用担当者と何度も直接やり取りしている
- 早急に確実に伝える必要がある
といった場合には、電話で直接伝える方が適していることもあります。
電話で伝えたあと、必要に応じて確認のメールを送ってもよいでしょう。
重要なのは、電話かメールかという形式そのものより、辞退を決めたら早めに確実に伝えることです。
内定辞退をメールだけで伝えるのは失礼？
メールだけだからといって、必ず失礼になるわけではありません。
企業側がメールでの連絡を指定している場合もありますし、採用担当者が電話に出られない場合もあります。
大切なのは、
- 企業からの案内を確認する
- できるだけ早く連絡する
- 辞退の意思を明確に伝える
- 内定や選考への感謝を伝える
ことです。
「電話でなければ誠意がない」と考えすぎる必要はありません。
内定承諾後でも辞退できる？
内定を承諾したあとに事情が変わり、辞退を考えるケースもあります。
ただし、内定承諾後は企業側も入社準備を進めている可能性が高いため、辞退を決めたらできるだけ早く連絡することが重要です。
内定や内定承諾の法的な扱いは、契約の内容や状況によって異なる場合があります。
トラブルが心配な場合や、企業から違約金などを求められた場合は、一人で判断せず、大学のキャリアセンターや公的な労働相談窓口などへ相談しましょう。
内定辞退の電話で避けたいこと
内定辞退を伝える際は、次のような対応は避けましょう。
連絡せずそのままにする
一番避けたいのは、辞退すると決めているのに企業へ連絡しないことです。
企業側は入社するものとして準備を進めてしまいます。
理由を必要以上に長く説明する
申し訳ない気持ちから、長々と言い訳をしてしまうことがあります。
しかし、必要なのは辞退する意思と感謝を伝えることです。
簡潔に伝えましょう。
企業を批判するような理由を伝える
「御社より別の会社の方が条件が良かった」
「仕事内容に魅力を感じなかった」
など、相手を否定するような言い方をする必要はありません。
自分の進路として別の選択をしたことを、落ち着いて伝えれば十分です。
曖昧な表現を使う
「少し迷っていまして……」
「たぶん辞退すると思います」
では、企業側も判断できません。
辞退すると決めた場合は、
「内定を辞退させていただきたい」
とはっきり伝えましょう。
電話を切るときはどうする？
用件が終わったら、
お時間をいただき、ありがとうございました。
それでは失礼いたします。
と挨拶します。
相手が先に電話を切るのを少し待つか、相手が切らない場合は数秒置いてから静かに電話を切ればよいでしょう。
「絶対に相手が先に切るまで待たなければならない」と考える必要はありません。
まとめ
内定辞退を電話で伝えるときは、
辞退を決めたらできるだけ早く連絡する
↓
大学名・氏名を名乗る
↓
内定へのお礼を伝える
↓
辞退する意思をはっきり伝える
↓
必要に応じて理由を簡潔に答える
↓
最後にもう一度感謝を伝える
という流れを押さえておけば大丈夫です。
辞退理由は、細かく説明する必要はありません。
他社への入社を決めた場合も、他社名まで伝える必要はありません。
また、内定辞退は必ず電話とメールの両方で連絡しなければならないものではありません。
企業の指定を確認し、辞退を決めたら早めに、明確かつ丁寧に伝えることが一番大切です。
内定をもらった会社だからこそ、最後まで落ち着いて誠実に対応しましょう。
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