アポ取りメールを初めて送る際の、件名、本文の書き方。例文もご紹介

アポ取りメールは特に言葉使いや内容など注意しなければなりません。
何をどのように書く必要があるでしょうか。
相手にわかりやすい、印象を良くするにはどうすればいいでしょうか。

今回はアポ取りメールを送る際の件名、本文などの書き方を調査しました。

何のメールでもそうかもしれませんが、何の件のアポイントなのかを入れて
おきますと、相手も心積りをしやすいです。

例：

アポイントのご依頼（商品Bのお見積りの件）
○○○の件の打ち合わせのお願い

◎メールを送った経緯を書く

初めておくるメールであれば相手と親しくないのも事実です。この理由でメールを
送った経緯を必ず書くようにしましょう。誰から相手のことを聞いたのか、何の
目的のメールなのかを書くならばわかりやすいでしょう。

◎日時の提示

やり取りの日付ですが、都合の良い日を教えてください、は謙遜しているようで
逆にやりにくいです。こちらから日付を提示しましょう。希望の日を３つほど
提示して、いかがでしょうか？という風にします。

◎敬語や正しい言葉の使い方

これは言うまでもないですが、特にアポ取りは一層丁寧な言葉を使わなければ
なりません。また役職名なども間違えないようにします。よく役職名の後に「様」を
付ける人がいますが、役職名はそれだけで敬称になります。

◎打ち合わせの依頼は疑問形で柔らかく

「お時間頂戴いただけますでしょうか」などとして疑問形で終わると柔らかく聞こえます。
逆に「時間の調整をお願いします」では上から目線になり印象が悪くなりますね。

◎日時の書き方

日時を書く時は曜日を入れて、午後などと書くのではなくきちんと時間を明記すると
誤解が招きにくくなります。ちなみに月末、年度末など相手が忙しい可能性の時期は
なるべく避けるなど相手の状況を踏まえてメールしましょう。

株式会社○○
△△様

いつもお世話になっております。
株式会社▲△の○○です。

先日ご依頼いただいた商品Bの見積もりがご用意できましたので
お知らせ申し上げます。

是非、直接ご説明させていただきたいと思いますので
来週一度、３０分ほどお打ち合わせできますでしょうか？

私は以下の日時にご訪問できますので
△△様のご都合をお聞かせ願えれば助かります。

５月１０日（火）１０：００－１２：００
５月１１日（水）１３：００－１７：００
５月１２日（木）１０：００－１２：００

お忙しいところ申し訳ありませんが、どうぞ
よろしくお願いいたします。

今回はアポ取りメールの本文の書き方などを例文を踏まえてまとめてみました。

少しの気遣いで印象が一層異なるメールになりますので
幾つかのポイントを心にとめておきましょう。