社内の忘年会なら気軽にメールで済ませられますが、取引先など社外の方を招く忘年会では、案内状の出し方ひとつで相手の印象が変わります。
「いつまでに送ればいい？」
「封書とメール、どちらがいい？」
「会費や服装はどう書く？」
と迷いやすいところを、この記事で整理しました。例文は穴埋め式なので、会社名や日時を差し替えればそのまま使えます。
先に要点をまとめると、次の通りです。
| 項目 | 目安 |
|---|---|
| 送る時期 | 開催の1か月前を目安に、遅くとも3週間前ごろまでには届くよう早めに |
| 送り方 | より改まった案内なら封書＋返信はがき。日頃メール中心の相手ならメールでも可（社外向けは宛名を入れた個別送信が無難） |
| 会費 | 招待なら「会費不要」、会費制なら金額を明記（必須） |
| 入れる項目 | 必須：日時／会場（住所・電話・地図）／会費の有無／出欠の返信方法と期限／幹事の連絡先。必要に応じて：会の形式・服装 |
取引先への忘年会案内状はいつ送る？
年末は取引先も予定が詰まっています。相手が予定を調整できるように、開催の1か月前を目安に、遅くとも3週間前ごろまでには案内が届くよう早めに送りましょう。解説によって「1〜2か月前」「1か月前」と幅があるので、絶対の決まりではなく、相手の予定の埋まりやすさから逆算する目安と考えてください。
12月に開催するなら、11月中旬までに会場を押さえ、11月中に案内状を発送するのが一つの目安です。
出典：忘年会で使える案内状の書き方｜書式の例文｜bizocean ジャーナル
返信期限は、会場に最終人数を伝える期日から逆算して、開催の1週間〜10日前に設定しておくと、直前の変更にも対応できます。
封書・メールの使い分け
より改まった案内にしたい場合は、封書で送ると丁寧です。封書で送る場合は、出欠を返信しやすいように返信用はがき（または往復はがき）を添えます。
一方、日頃からメール中心でやり取りしている担当者であれば、メールでの案内でも失礼にはあたりません。その場合は、次の2点を意識すると印象がよくなります。
- 社外向けは、一斉送信（BCC）ではなく宛名を入れた個別送信が無難
- 件名は「忘年会のご案内（株式会社○○）」のように、内容と差出人が一目で分かるようにする
案内状に入れる項目
社外向けの案内状では、次の項目を漏れなく入れます。名前や役職の間違いは大変失礼にあたるので、宛名の会社名・部署・役職・氏名は、名刺や最近のメール署名などで確認し、変更がありそうな場合や不明な点があれば先方に確認しましょう。
必ず入れる項目
- 宛名（会社名・部署・役職・氏名）
- 日頃の感謝の一言
- 開催日時（受付開始時刻も）
- 会場名・住所・電話番号・地図（または最寄り駅からの道順）
- 会費の有無（招待なら「会費不要」、会費制なら金額と支払い方法）
- 出欠の返信方法と期限
- 幹事・担当者の連絡先
必要に応じて入れる項目
- 会の形式（立食・着席・お座敷など）
- 服装の目安（「平服でお越しください」など）
- 二次会の有無、駐車場の有無
会費の有無は必ず明記します。会の形式や服装は、通常の会食なら省いても問題ありませんが、立食パーティー形式やホテル会場など、相手が「何を着ていけばいいか」と迷いそうな場合は、一言添えておくと親切です。
文面で気をつけること
- 日頃の感謝を一言入れる：時候の挨拶だけでは味気ないので、「本年も格別のご厚情を賜り」など、具体的な感謝を添える
- 押しつけがましくしない：「ぜひご出席を」とお願いしつつ、「ご都合がつきましたら」と相手が断りやすい余地を残す
- 簡潔に：相手の時間を取らないよう、必要な項目を「記」以下に箇条書きでまとめる
- 挨拶や乾杯をお願いする場合は別途連絡：案内状の文面だけで依頼せず、案内状とは別に本人へ事前に直接お願いする（電話・訪問・普段のやり取りの手段など、相手に合わせて）
忘年会の案内状 例文（社外・封書用）
> 忘年会のご案内
>
> 拝啓 歳末の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
> 平素は格別のご厚情を賜り、厚く御礼申し上げます。
>
> さて、本年も残すところわずかとなりました。日頃お世話になっております皆さまへの感謝を込めまして、下記の通り忘年会を催したく存じます。
> ご多用のところ誠に恐縮ではございますが、ぜひご出席賜りますようお願い申し上げます。
>
> なお、準備の都合がございますので、同封の返信はがきにて○月○日（○）までにご出欠をお知らせいただけますと幸いです。
>
> 敬具
>
> 記
>
> 日時：○月○日（○）18:00〜20:00（受付17:30〜）
> 会場：○○ホテル ○階「○○の間」
> ○○区○○1-2-3 電話 03-xxxx-xxxx（会場地図を同封しております）
> 形式：立食形式
> 服装：平服でお越しください
> 会費：ご招待につき不要です
> 担当：株式会社○○ ○○部 ○○（電話 03-xxxx-xxxx）
>
> 以上
会費制の場合は「会費：お一人様○○円（当日受付にて申し受けます）」に差し替えます。
忘年会の案内メール 例文（社外・担当者宛）
件名：忘年会のご案内（株式会社○○）
> 株式会社○○
> ○○部 部長 ○○様
>
> いつも大変お世話になっております。株式会社○○の○○です。
> 本年も格別のご厚情を賜り、誠にありがとうございました。
>
> さて、日頃の感謝を込めまして、下記の通り忘年会を催したく存じます。
> ご多用のところ恐縮ですが、ご都合がつきましたらぜひご出席ください。
>
> ■日時：○月○日（○）18:00〜20:00（受付17:30〜）
> ■会場：○○（店名）
> 住所：○○区○○1-2-3 電話：03-xxxx-xxxx
> 地図：https://～
> ■形式：着席形式（個室）
> ■服装：平服で結構です
> ■会費：ご招待につき不要です
> ■ご出欠：恐れ入りますが、○月○日（○）までに本メールへのご返信にてお知らせください
>
> ご不明な点は下記までお気軽にお問い合わせください。
> 株式会社○○ ○○部 ○○
> 電話：03-xxxx-xxxx メール：xxxx@xxxx.co.jp
返信はがき（往復はがき）を使う場合のポイント
封書に返信はがきを同封する、または往復はがきで送る場合は、相手が書き込むだけで済むように、次の形にしておきます。
> 忘年会（○月○日）ご出欠
> □ 出席 □ 欠席
> 貴社名：
> ご芳名：
> ご連絡先：
> ※○月○日（○）までにご投函ください
往復はがきの場合は、返信用の面を切り離して投函してもらうことを、案内文に一言添えておくと親切です。
まとめ
取引先への忘年会の案内状で押さえておきたいのは、次の4点です。
- 1か月前を目安に、遅くとも3週間前ごろまでには届くよう早めに送る
- より改まった案内なら封書＋返信はがき、普段メールでやり取りしている相手なら個別送信のメールでも可
- 会費の有無は必ず明記し、会の形式や服装に迷いそうな会なら、あわせて書いておくと親切
- 宛名の会社名・役職・氏名は名刺や署名で確認し、不明なら先方に確認してから書く
案内状は、取引先に日頃の感謝を伝える機会でもあります。早めに準備して、気持ちよく参加してもらえる案内にしましょう。
当日の乾杯や締めの挨拶を誰に頼むかは、こちらの記事を参考にしてください。
新年会の挨拶は誰が何を話す？順番・乾杯・締めの短い例文と手締めのやり方
新年会の案内文の書き方は、こちらにまとめています。
新年会の案内文・お知らせメールの書き方｜社内・社外・町内会の例文テンプレートと時候の挨拶
参考
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