忘年会の案内状はどう送る?社外(取引先)への案内方法

いよいよ楽しい忘年会の時期がやってきました。
忘年会もいまや1回では済まされない(笑)会社の忘年会、友達との忘年会、近所の方との忘年会などなど。

親しい仲間内であれば、気軽にメールでお誘いできますが、
社外の取引先さんとの忘年会を開く場合、案内状など一応かしこまったものを送らないといけないですよね。

そんな社外の取引先さんに送る案内状についてまとめました。是非参考にしてみてくださいね。

スポンサーリンク

社外(取引先)への案内状のポイント

社外の方に案内状を送るとき、以下の7つのポイントをおさえましょう。

1、 日頃の感謝の気持ちを伝える
2、 簡潔、丁寧でわかりやすい文章
3、 押しつけがましくないこと
4、 開催日の3週間前には送る
5、 会のスタイルや服装のご案内
6、 出欠の返事がしやすい工夫
7、 ご挨拶や祝辞のお願い(お願いする場合)

まずは日頃の感謝の気持ちを一言添えましょう。
季節の挨拶などの定型文だけですと味気ないものになります。

この一文だけでも手書きにすると、温かみがあり取引先の方も参加しやすい雰囲気になると思います。

文面は参加を強制するような押しつけがましさを無くし、
相手に時間を取らせないように簡潔で丁寧でわかりやすい内容で書きましょう。

相手の予定もあるので、開催日の3週間前にはお手元に届けられるような配慮が必要です。
逆に、来てほしくない取引先さんであれば、10日くらい前に届くようにするという手もあります。

一番大切なのは、忘年会のスタイルを伝えることです。
立食なのか、お座敷なのかというところから、
どのような服装で来ていただくのかもお伝えしましょう。

社外の忘年会の場合、どんな服装で参加したらよいのかということは一番悩みの種でもありますからね。

聞きたくても聞きにくい質問ですから、会のスタイルと服装の案内は必ずお伝えしましょう。

出欠の返信も、相手の手間を取らせない方法にしましょう。
往復はがきもおすすめです。

この気配り一つでも、今後の取引に影響を与えるかもしれませんからね。

ごあいさつをお願いするときは、
文面だけでなく直接出向くか、お電話でお話しするくらいの気配りを忘れずに。

文面に必ず入れるべき項目は?

案内状には最低でも以下の11点は入れましょう。

1、 取引先の会社名
2、 ご案内する方のお名前
3、 ご案内する方の役職名(肩書)
4、 開催日時
5、 会場名
6、 会場の住所(地図も忘れずに)
7、 忘年会のスタイル
8、 服装
9、 参加費の有無
10、交通費の負担はどうするか
11、出欠の返信依頼と締切日

スポンサーリンク

お名前や役職名の間違いは、大変失礼にあたります。
役職名などは、頂いた名刺に頼らずに先方の会社に必ず確認しましょう。

使える例文・テンプレート

では、参考になる例文、テンプレートを紹介しますね。

1、文面を真似したい例文

忘年会のご案内

拝啓、歳末の候、(貴社の皆様/貴社)におかれましては益々(ご健勝/ご清栄)のこととお慶び申し上げます。

または

今年一年、(皆々様/○○様)のご(尽力/支援/協力)でお引き立ていただきましたこと、
心より(感謝いたしております/お礼申し上げます)。
 
弊社では、(日頃よりご(支援/協力/尽力)を賜っております/常々ご支援をいただいております)
皆様方もお招きして、忘年会を開催いたし(ております/ます/たく存じます)。
 
つきましては、(貴社の皆様に/○○様)は(ご多忙中とは存じますが/何かとご多用のところ恐縮ではありますが)、
(是非ともご(出席/臨席)/多くの皆様にお越し)いただけますようお願い申し上げます 。
 
(準備の都合がございますので/誠に恐れ入りますが)、
ご参加いただけます皆様をΟ月Ο日(Ο)迄に、担当○○まで(000-000-0000)ご連絡いただきましたたら幸いです。
敬 具


    日 時 : ○月○日(○曜日) ○時
    場 所 :   ホテル ○○の間
    電話番号:   00(0000)0000
         (会場は、別紙の案内図をご参照ください。)
    (会費  : 0000円)

2、ダウンロードできるテンプレート

・ビジネスマナーと知識(少し堅苦しいくらい真面目なテンプレート)
http://www.jp-guide.net/businessmanner/tool/annai12-bounen_kai.html

・ビズオーシャン(幅広い種類のテンプレート)
http://www.bizocean.jp/doc/category/197/

・グットクラブ(往復はがきのテンプレート)
http://www.get-club.net/kanji/item/hagaki_bounenkai.html

まとめ

上記のテンプレートは、案内状のポイント7つと、
必ず入れたい項目11個が入っていないので、文例を基本に必要な項目をプラスしてくださいね。

楽しい忘年会を開いて楽しむことも大切ですが、
ここはひとつ取引先にお気遣いを見せて点数稼ぎができる場でもあるのでチャンスをいかしましょう。

では、頑張って忘年会の案内状を作って送ってくださいね。

※あなたにオススメの記事はコチラ
>>中締めの挨拶例文。宴会中での掛け声やスピーチ内容、本締めは?

スポンサーリンク