就活をしていると、企業から面接日程についてメールが届くことがあります。
そんなとき、
「いつまでに返信すればいい？」
「件名のRe:は消した方がいい？」
「候補日をいくつ出せばいい？」
「提示された日程が全部ダメな場合はどうする？」
と迷うこともありますよね。
面接日程の調整メールは、内容そのものが合否を決めるわけではありませんが、返信の速さや丁寧さが相手への印象に影響することはあります。
だからといって、難しい文章を書く必要はありません。
ポイントは、
早めに返信する
↓
件名は基本そのまま
↓
希望日時を分かりやすく伝える
↓
最後にお礼と署名を入れる
という流れです。
この記事では、就活の面接日程調整メールへの返信マナーと、状況別の例文を紹介します。
面接日程のメールにはいつまでに返信する？
企業から面接日程の連絡が届いたら、できるだけ早めに返信するのが基本です。
目安としては、
原則24時間以内
を意識しておくとよいでしょう。
日程調整は、企業側もほかの応募者との予定を組みながら進めています。
返信が遅れると、その時間帯がほかの人で埋まってしまうこともあります。
メールを確認できたら、予定を確認して早めに返信しましょう。
深夜にメールを確認した場合は、急ぎでなければ企業の営業時間を意識して翌朝に返信しても問題ありません。
いずれにしても、確認後はできるだけ早めに返信することを心がけましょう。
面接日程メールの件名は変える？Re:は消す？
企業から届いたメールへ返信する場合は、
件名は基本的に変更せず、「Re:」も残して返信します。
たとえば企業から、
件名：一次面接の日程について
というメールが届いた場合は、
Re: 一次面接の日程について
のままで問題ありません。
「Re:」を残しておくことで、採用担当者が、
「どのメールへの返信なのか」
をすぐ確認できます。
以前は「件名を書き直した方が丁寧」と考えられることもありましたが、現在はメールのやり取りをひとまとまりで確認できるよう、元の件名を残す方が分かりやすいです。
新しくメールを送る場合の件名は？
企業からのメールへ返信するのではなく、自分から新しくメールを送る場合は、用件がすぐ分かる件名にします。
たとえば、
- 面接日程のご相談／○○大学 山田太郎
- 一次面接の日程について／山田太郎
- 面接日時変更のお願い／○○大学 山田太郎
などです。
用件＋氏名
が分かれば、採用担当者も確認しやすくなります。
企業からのメール本文は消さずに残す
返信するときは、企業から届いた元のメール本文を削除せず、そのまま残しておくのが一般的です。
過去のやり取りが残っていれば、
「どの日程について話していたのか」
「企業からどんな案内があったのか」
を採用担当者が確認しやすくなります。
自分の返信は、引用された元メールより上に書けばOKです。
面接日程メールの基本的な書き方
返信メールは、次の流れで書くと分かりやすいです。
1．会社名・部署名・担当者名
2．挨拶と自分の名前
3．メールへのお礼
4．希望する日時
5．結びの挨拶
6．署名
難しい言葉を使う必要はありません。
相手が一目で、
「誰からのメールで、いつを希望しているのか」
が分かるように書きましょう。
宛名の書き方
担当者の名前が分かっている場合は、
株式会社○○
人事部
○○様
と書きます。
担当者名が分からない場合は、
株式会社○○
採用ご担当者様
でも問題ありません。
「○○様」と「御中」を一緒に使わないようにしましょう。
担当者個人宛てなら「様」、部署など組織宛てなら「御中」です。
提示された日程で問題ない場合の返信例文
企業から、
「7月2日10時はいかがでしょうか」
など、具体的な日時を提示された場合の例です。
株式会社○○
人事部 ○○様お世話になっております。
○○大学○○学部の山田太郎です。面接日程のご連絡をいただき、ありがとうございます。
ご提示いただきました下記の日程で承知いたしました。
日時：7月2日（木）10:00～
当日はどうぞよろしくお願いいたします。
――――――――――
○○大学○○学部
山田 太郎
電話：090-XXXX-XXXX
メール：xxxxx@example.com
――――――――――
日時を書くときは、日付だけでなく曜日と時間まで確認しておくと安心です。
企業から複数の候補日を提示された場合の例文
企業から、
「次の3日程から都合のよい日時を選んでください」
と連絡が来ることもあります。
その場合は、希望する日時を明確に伝えます。
株式会社○○
人事部 ○○様お世話になっております。
○○大学○○学部の山田太郎です。面接日程のご連絡をいただき、ありがとうございます。
ご提示いただいた日程の中では、
7月2日（木）10:00～
を希望いたします。お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。
――――――――――
○○大学○○学部
山田 太郎
電話：090-XXXX-XXXX
メール：xxxxx@example.com
――――――――――
自分から面接候補日を出す場合の例文
企業から、
「都合のよい日程をいくつか教えてください」
と依頼された場合は、複数の候補日時を出しましょう。
1つしか提示しないより、企業側が調整しやすくなります。
たとえば、
株式会社○○
人事部 ○○様お世話になっております。
○○大学○○学部の山田太郎です。面接の機会をいただき、ありがとうございます。
面接日程につきまして、下記の日時であれば参加可能です。
第一希望：7月2日（木）10:00～12:00
第二希望：7月3日（金）13:00～16:00
第三希望：7月6日（月）終日上記の中でご都合のよい日時をご指定いただけますと幸いです。
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お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。
――――――――――
○○大学○○学部
山田 太郎
電話：090-XXXX-XXXX
メール：xxxxx@example.com
――――――――――
できるだけ、
日付＋時間帯
まで書くと調整しやすくなります。
提示された日程がすべて難しい場合の例文
企業から提示された日程にどうしても都合がつかないこともあります。
その場合は、無理に合わせるのではなく、丁寧に事情を伝えて別の日程を相談しましょう。
詳しい理由を長々と説明する必要はありません。
株式会社○○
人事部 ○○様お世話になっております。
○○大学○○学部の山田太郎です。面接日程のご連絡をいただき、ありがとうございます。
大変申し訳ございませんが、ご提示いただいた日程はいずれも予定があり、参加が難しい状況です。
恐れ入りますが、下記の日程でご調整いただくことは可能でしょうか。
第一希望：7月7日（火）13:00以降
第二希望：7月8日（水）10:00～15:00
第三希望：7月9日（木）終日こちらの都合で申し訳ございませんが、ご検討いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
――――――――――
○○大学○○学部
山田 太郎
電話：090-XXXX-XXXX
メール：xxxxx@example.com
――――――――――
ポイントは、
お詫び → 別の候補日を複数提示
という順番です。
面接日程を一度決めたあと変更したい場合は？
一度決まった面接日時を変更しなければならなくなることもあります。
その場合は、分かった時点ですぐに企業へ連絡しましょう。
件名：Re: 一次面接の日程について
株式会社○○
人事部 ○○様お世話になっております。
○○大学○○学部の山田太郎です。先日は面接日程をご調整いただき、ありがとうございました。
大変申し訳ございませんが、やむを得ない事情により、予定していただいた7月2日（木）10:00の面接に伺うことが難しくなってしまいました。
誠に勝手なお願いで恐縮ですが、下記のいずれかの日程へ変更をご相談することは可能でしょうか。
・7月3日（金）13:00以降
・7月6日（月）終日
・7月7日（火）10:00～15:00ご迷惑をおかけし申し訳ございません。
ご検討のほど、何卒よろしくお願いいたします。
直前になった場合は、メールだけでは確認が間に合わないこともあるため、状況に応じて電話も検討しましょう。
CCが付いているメールにはどう返信する？
企業から届いたメールにCCで別の担当者が入っている場合があります。
その場合は、基本的には「全員に返信」を選ぶとよいでしょう。
元のメールに入っていた担当者全員が、その後のやり取りを確認できるためです。
ただし、企業から返信先について別の指定がある場合は、その指示に従ってください。
署名には何を書く？
就活メールの署名は、シンプルで大丈夫です。
基本的には、
- 大学名
- 学部・学科
- 氏名
- 電話番号
- メールアドレス
があれば十分です。
たとえば、
――――――――――
○○大学○○学部○○学科
山田 太郎
TEL：090-XXXX-XXXX
Mail：xxxxx@example.com
――――――――――
とします。
住所まで必ず入れなければならないわけではありません。
返信が遅れてしまった場合は？
メールを見落としてしまい、24時間以上たってしまった場合も、気づいた時点ですぐ返信しましょう。
その際は、
ご返信が遅くなり、申し訳ございません。
と一言添えれば十分です。
言い訳を長く書くよりも、まずは丁寧に返信することを優先しましょう。
面接日程が確定したらさらに返信する？
企業から、
「それでは7月2日10時で確定します」
という連絡が届いたら、返信不要の記載がない限り、確認したことを簡潔に返信しておくと安心です。
たとえば、
ご連絡ありがとうございます。
7月2日（木）10:00の件、承知いたしました。
当日はどうぞよろしくお願いいたします。
程度で十分です。
ただし、企業側から、
「返信不要です」
と書かれている場合は、返信する必要はありません。
就活メールで避けたい書き方
「了解しました」
友人同士では問題ありませんが、就活メールでは、
「承知いたしました」
の方が丁寧です。
顔文字や絵文字
「よろしくお願いします😊」
のような絵文字・顔文字は、就活メールでは基本的に使わない方がよいでしょう。
長すぎる文章
面接日程調整メールの目的は、日時を決めることです。
丁寧さを意識しすぎて長文にする必要はありません。
候補日が1つだけ
自分から日程を提示する場合、候補日が1つだけだと調整が難しくなることがあります。
できれば複数の候補を用意しましょう。
メールを送る前に確認したいこと
送信ボタンを押す前に、最低限次の点を確認しましょう。
- 会社名を間違えていないか
- 担当者名を間違えていないか
- 日付と曜日が合っているか
- 時間を間違えていないか
- オンライン面接か対面面接か確認したか
- 候補日時が分かりやすく書かれているか
- 誤字脱字がないか
- 自分の署名が入っているか
- 添付ファイルが必要な場合、添付したか
特に、
日付・曜日・時間
は送信前にもう一度確認しましょう。
まとめ
就活の面接日程調整メールでは、難しい文章を書く必要はありません。
大切なのは、
できるだけ早く返信する
↓
返信の場合は件名と「Re:」を基本そのまま残す
↓
希望する日時を明確に伝える
↓
必要なら候補日を複数提示する
↓
最後にお礼と署名を入れる
という基本を押さえることです。
提示された日程が合わない場合も、失礼になるのではと心配しすぎる必要はありません。
都合がつかないことを丁寧に伝え、代わりの候補日を複数提示すれば大丈夫です。
そして送信前には、会社名・担当者名・日付・曜日・時間を必ず確認しておきましょう。
関連して、面接で自己PRをどう伝えるか迷っている場合はこちらも参考にしてください。
＞＞ 就活の面接で自己PR。履歴書と同じ内容ではダメ？例文のご紹介
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